Informacje
Kontakt
Optymalizacja procesów HR i floty w SERON dzięki automatyzacji workflow
Firma SERON, lider w produkcji maszyn sterowanych numerycznie, mierzyła się z wyzwaniem typowym dla dynamicznie rosnących przedsiębiorstw produkcyjnych. Tradycyjny obieg dokumentów stał się wąskim gardłem, generując straty czasu i błędy. Zespół SelleroGroup zdiagnozował trzy kluczowe obszary wymagające natychmiastowej optymalizacji:
- Chaos w urlopach: Ręczne przeliczanie limitów przez dział kadr i fizyczne krążenie wniosków między biurkami wydłużało proces decyzyjny o 48h.
- Problematyczne delegacje: Rozliczanie wyjazdów serwisowych bez cyfrowego połączenia z flotą aut prowadziło do błędów w danych i braku kontroli nad kosztami.
- Straty operacyjne: Specjaliści pracujący na hali produkcyjnej i w terenie byli obciążeni „papierologią”, co obniżało ich realną efektywność o ok. 20%.
Cel wdrożenia: Całkowite wyeliminowanie papieru i zastąpienie go jedną, spójną strukturą cyfrową, która skróci czas akceptacji wniosków do minimum.
Rozwiązanie: Cyfrowy fundament procesów (Analiza i Warsztaty)
Zanim wdrożyliśmy jakiekolwiek narzędzie, zespół SelleroGroup przeprowadził szczegółowe mapowanie procesów wewnątrz firmy SERON. Kluczem do sukcesu było wyeliminowanie wąskich gardeł, czyli momentów, w których informacja „utykała” na papierze lub w mailach.
Kluczowe aspekty wdrożenia:
- Zautomatyzowany Lejek Urlopowy: Skonfigurowaliśmy dedykowany proces akceptacji wniosków. System automatycznie przelicza limity dni wolnych dla każdego pracownika, co eliminuje błędy w wyliczeniach o 100%.
- Moduł Delegacji i Floty: Wykorzystaliśmy funkcjonalność Smart Process / Listy, aby stworzyć cyfrowy rejestr pojazdów służbowych (nr rejestracyjne, terminy przeglądów). Rejestr jest bezpośrednio połączony z wnioskami o delegacje, dzięki czemu proces planowania wyjazdów jest w pełni transparentny.
- Workflow Akceptacji: Zaprojektowaliśmy ścieżkę „Przełożony -> Kadry”, która pozwala na podjęcie decyzji jednym kliknięciem. Dzięki temu dane są bezpieczne w jednym systemie, a historia każdego wniosku jest dostępna do wglądu w dowolnym momencie.
- Samoobsługa pracownicza: Dzięki dedykowanym polom w profilach, każdy pracownik ma natychmiastowy dostęp do informacji o swoich wyjazdach i urlopach, co kończy erę dzwonienia do działu kadr z zapytaniami o status wniosku.
intuicyjne centrum operacyjne
Zespół SelleroGroup skoncentrował się na pełnej cyfryzacji obiegu dokumentów wewnątrz systemu Bitrix24. Zamiast skomplikowanych formularzy, pracownicy SERON otrzymali dedykowane narzędzie w pełni zintegrowane z ich codziennym środowiskiem pracy.
Kluczowe aspekty techniczne wdrożenia:
- Interfejs (Portal): Pracownicy nie muszą poruszać się po skomplikowanych ustawieniach systemu. Korzystają z środowiska Bitrix24, które wyświetla tylko niezbędne funkcje. To sprawia, że obsługa wniosku jest prosta i nie wymaga specjalistycznego przeszkolenia.
- Moduł E-Leave (Urlopy): Skonfigurowaliśmy automatyczne obliczenia limitów. System sam pilnuje dostępnych dni wolnych, co eliminuje błędy ludzkie przy ręcznym przeliczaniu wniosków o 100%.
- Zarządzanie Flotą i Delegacjami: Wykorzystaliśmy mechanizmy Smart Process oraz Listy, aby stworzyć cyfrowy rejestr pojazdów (numery rejestracyjne, przeglądy). Jest on bezpośrednio połączony z „lejkiem delegacji”, co pozwala na pełną kontrolę nad zasobami logistycznymi firmy.
Wyniki: Efektywność operacyjna w liczbach
Dzięki cyfryzacji procesów w Bitrix24, firma SERON wyeliminowała wąskie gardła w komunikacji na linii pracownik-administracja. Automatyzacja sprawiła, że wnioski nie gubią się na biurkach, a każda decyzja o urlopie czy delegacji jest podejmowana jednym kliknięciem. Pozwoliło to na odzyskanie czasu, który wcześniej pochłaniała „papierologia”, i przekierowanie go na kluczowe zadania związane z produkcją oraz serwisem maszyn CNC.
Poniższa tabela przedstawia skalę poprawy kluczowych wskaźników efektywności (KPI) po wdrożeniu przeprowadzonym przez SelleroGroup:
| Obszar | Przed wdrożeniem (Model tradycyjny) | Po wdrożeniu (System Bitrix24) | Wzrost efektywności |
|---|---|---|---|
| Proces urlopowy | Papierowe wnioski i ręczne liczenie | Automatyczny lejek i e-wnioski | 100% cyfrowy obieg |
| Dostęp do danych | Zapytania telefoniczne do kadr | Samoobsługa (Self-service) w systemie | Natychmiastowy wgląd |
| Ewidencja floty | Rozproszone informacje o autach | Zintegrowany rejestr pojazdów | Pełna transparentność |
| Bezpieczeństwo danych | Dokumenty fizyczne | Bezpieczna baza w jednym systemie | Maksymalna ochrona |
Realny zysk dla SERON: Od administracji do efektywności
Wdrożenie przygotowane przez SelleroGroup przełożyło się na konkretne usprawnienia w codziennym funkcjonowaniu producenta maszyn CNC. Cyfryzacja procesów HR i logistyki pozwoliła firmie SERON wejść na wyższy poziom zarządzania wewnętrznego:
- Pełna samoobsługa pracownicza: Wyeliminowanie konieczności dzwonienia do działu kadr w celu sprawdzenia dostępnego urlopu. Pracownicy zyskali autonomię, a kadry czas na realizację kluczowych zadań HR.
- Koniec z „papierologią”: Całkowite wyeliminowanie ryzyka zgubienia wniosków. Każdy dokument ma swoją cyfrową historię, dostępną do wglądu w dowolnym momencie z poziomu systemu.
- Precyzyjna kontrola kosztów logistycznych: Dzięki ścisłemu powiązaniu delegacji z rejestrem floty (Smart Process), firma zyskała narzędzie do łatwiejszego monitorowania wykorzystania samochodów służbowych przez serwisantów.
- Transparentność i spokój operacyjny: Jasny podział ról w „lejku urlopowym” sprawił, że procesy akceptacji stały się przewidywalne i szybkie, co jest kluczowe w dynamicznym środowisku produkcyjnym.
